Excel 函数入门：8 个最常用函数和例子

作者：冰原老猫 · 发布：2026-10-23 · 分类：办公与安全

刚开始用 Excel 的人，往往只会“手算再填进去”。其实掌握十来个函数，就能把汇总、查找、清洗数据的活儿交给表格。本文用一张虚构的小表格作例子，讲 8 类最常用的函数，每个都有写法、结果和容易踩的坑。你可以新建一个空白表格，照着输入一遍。

先准备一张练习表

在 A1:D6 输入下面的内容（均为虚构的示例数据）：

A 姓名	B 部门	C 数量	D 月份
小周	销售	12	1
小李	客服	8	1
小周	销售	15	2
小王	销售	9	2
小李	客服	11	2

数据在第 2 到第 6 行。下面所有公式都以它为例。

1. SUM / AVERAGE：求和与平均

=SUM(C2:C6)       结果 55
=AVERAGE(C2:C6)   结果 11

冒号表示一个区域。如果结果不对，检查数字是不是被存成了文本：单元格左上角出现绿色小三角、数字靠左对齐，就是文本。

2. IF：按条件给结果

=IF(C2>=10,"达标","未达标")

第一项是条件，第二项是满足时的结果，第三项是不满足时的结果。需要多层判断时可以嵌套，但超过三层就很难维护，改用辅助列更清晰。

3. COUNTIF：按条件计数

=COUNTIF(B2:B6,"销售")   结果 3

统计满足条件的单元格个数，常用来数“某部门有几人”“某状态出现几次”。

4. SUMIF / SUMIFS：按条件求和

=SUMIF(B2:B6,"销售",C2:C6)            结果 36
=SUMIFS(C2:C6,B2:B6,"销售",D2:D6,2)   结果 24

SUMIF 是一个条件，SUMIFS 可以叠加多个条件。注意两者的参数顺序不同：SUMIF 先写判断区域，SUMIFS 先写求和区域。

5. VLOOKUP 与 XLOOKUP：查找

假如你有另一张“部门对应负责人”的表，需要按部门查负责人：

=VLOOKUP(B2,F:G,2,FALSE)
=XLOOKUP(B2,F:F,G:G,"未找到")

VLOOKUP 的第 4 个参数填 FALSE 表示精确匹配，新手最常见的错误就是漏填，导致匹配出错的结果。它只能向右查，被查的值必须在区域的第一列。XLOOKUP 更灵活，可以向左查，也能自定义找不到时的显示；但它只在较新的版本中可用，按微软的说明，Excel 2021、2024 和 Microsoft 365 支持，Excel 2016 和 2019 不支持，详见微软的 XLOOKUP 说明。需要把表格发给别人时，先确认对方的版本。

出现 #N/A 通常是没找到：检查两边是否有多余空格、全半角差别，或者数字与文本格式不一致。

6. TRIM / LEN / LEFT：清洗文本

=TRIM(A2)          去掉多余空格
=LEN(A2)           字符个数
=LEFT(A2,1)        取左边 1 个字符

从系统导出的数据里常夹着肉眼看不见的空格，导致查找失败，先用 TRIM 清理一遍。需要统计一段文字的字数，也可以直接用本站字数统计工具。

7. TEXT：把数字变成想要的格式

=TEXT(0.256,"0.0%")          显示 25.6%
=TEXT(DATE(2026,10,23),"yyyy-mm-dd")  显示 2026-10-23

TEXT 的结果是文本，不能再直接参与计算。日期在 Excel 内部其实是一个序号，若要和系统导出的 Unix 时间戳互转，需要先弄清楚秒和毫秒，见时间戳一文和转换工具。

8. & 连接符与 CONCAT：拼接文本

=A2&"-"&B2     得到 小周-销售

用 & 把多个单元格合并成一个文本，常用来生成编号或完整地址。

三个实战小场景

月底汇总：每个人当月完成多少，用 SUMIFS，条件写“姓名”和“月份”两列。把条件写在单独的单元格里再引用，换人换月份时只需要改一格。
核对两份名单：想知道 A 表的人在 B 表里有没有，用 COUNTIF 数一数，结果为 0 就是缺失。再配合筛选，几分钟就能对完几百行。
清理导入数据：先 TRIM 去空格，再用 & 拼接，最后把结果“复制，选择性粘贴为数值”，再删除辅助列。这样原始数据就不会因为公式引用被破坏。

学习顺序建议

不必一次学完所有函数。建议先熟悉 SUM、IF、COUNTIF，再学 SUMIFS 和 VLOOKUP，最后才接触 XLOOKUP、数据透视表等更高级的工具。每学一个，就找一份自己工作里真实的表去用，比刷教程有效得多。遇到不懂的函数，先在 Excel 里输入等号和函数名，系统会提示参数说明，再对照微软官方文档确认细节。如果公式较长，可以拆成几步放在不同的列里，先保证每一步都正确，最后再合并。养成给公式旁边加备注的习惯，几个月后你自己也会感谢当时的自己。

公式写不对时的 4 个检查

括号是否成对，文本是否用英文双引号包起来，逗号是否是英文半角。
区域是否需要固定：向下拖动公式时，如 $F$2:$G$10 加了 $ 才不会跟着移动。
数字格式：看起来是数字，实际却是文本。
用“公式”选项卡里的“公式求值”，一步步看哪一部分出了问题。

以上函数的写法在不同语言版本里可能略有差异（例如部分版本参数分隔符是分号），具体以你使用的 Excel 版本和微软官方文档为准。